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LAS PERSONAS PRIMERO – El inicio de las Operaciones Legales Ágiles

El artículo pasado introduje el concepto de la Metodología para Operaciones Legales Ágiles, o dicho en otra forma, las pautas o principios para que los abogados hagamos nuestro trabajo de la mejor manera posible: eficiente, sencilla, útil, y sobre todo cada vez mejor.

Esta metodología esta basada en la filosofía gerencial y de producción que ha aplicado Toyota (The Toyota Way), reconocida como referencia mundial en la implementación de modelos de producción, ventas, y administración, ágiles y sobre todo que mejoran continuamente.

Como cualquier metodología, la que queremos estructurar para lograr operaciones legales ágiles se construye sobre una serie de principios; mejor llamémoslo cimientos. Y hay uno que para mí es el principal: EL RESPETO POR LAS PERSONAS.

El respeto por las personas, como base para ser mejores abogados, se debe ver desde varias perspectivas. La primera es el respeto que debemos tener por nuestros clientes. Nuestra actividad es un servicio, y un servicio siempre tiene un beneficiario. Una persona que necesita que su abogado le brinde una asesoría efectiva, que lo ayude a defenderse en un litigio, que diseñe el mejor esquema posible para desarrollar un negocio. Es fundamental que los abogados siempre pensemos en esas personas que están esperando y necesitando que se les preste el mejor servicio posible; es por esto por lo que el inicio de cualquier actividad por parte de un abogado debe ser entender e interiorizar no solamente las expectativas, necesidades, y objetivos de nuestros clientes, si no también sus riesgos, preocupaciones, y debilidades. De esta manera, podemos realmente asegurarnos que todo lo que hagamos estará enfocado y dirigido a ayudarle a nuestro cliente, buscando su máxima satisfacción y beneficio.

Otra perspectiva fundamental del respeto por las personas como base para ejecutar nuestro trabajo de manera más ágil y eficiente, es el respeto que debemos tener por nuestro equipo de trabajo. Sin importar los años de experiencia o el nivel de especialidad que puedan tener, todos los miembros de un equipo pueden aportar a prestar un mejor servicio legal; y siempre debemos reconocer ese aporte y potencializarlo. El abogado con menos experiencia puede pensar en la mejor solución a un problema legal, o puede ser el que mejor entienda y se comunique con nuestro cliente.

También es importante respetarnos a nosotros mismos; los mejores conceptos legales, las mejores estrategias de defensa en un litigio, el manejo más adecuado de un paro promovido por un sindicato, provienen de abogados centrados y tranquilos. Tenemos que ser conscientes de controlar los niveles de estrés para tener una buena salud que nos permita realmente hacer nuestro trabajo de la mejor manera posible.

Por último, el respeto por las personas implica el respeto por nuestro país, por nuestra sociedad. Como lo expliqué en mi artículo anterior, el estado colombiano está conformado mayoritariamente por abogados: la mayoría de los funcionarios de gobierno y de los congresistas son abogados, y por supuesto la totalidad de los jueces. Que los abogados tengamos como cimiento, como base de nuestras actividades profesionales el respeto por nuestro país hará que consolidemos una fuerte dinámica de desarrollo social y económica; y ojala, que alcancemos mayores niveles de equidad.

Metodología para Recostarse – Introducción

Quiero abrir una discusión sobre la forma en que trabajamos los abogados, y sobre el valor que aportamos a través de la ejecución de nuestras tareas cotidianas.

Me interesa que todos los abogados abordemos el concepto de operaciones legales, o, en otras palabras, la “forma” como los abogados hacemos nuestro trabajo, y que revisemos y discutamos las estrategias para mejorar.

Existen varias metodologías para optimizar procesos y ganar eficiencias, pero particularmente una de ellas, “Lean” (en inglés), ha venido siendo aplicada con mucho éxito a las operaciones legales, y es en ella en la que me quiero concentrar.

Lo primero que me parece importante es darle un nombre en español para no entrar en anglicismos infinitos… Una traducción literal podría ser ‘Metodología para Recostarse Legalmente’ (Legal Lean Methodology), pero realmente no funciona muy bien.

Además de su significado como verbo (recostarse), “Lean” es un adjetivo que significa esbelto, estilizado, ligero, o ágil. Podríamos, entonces, llamarla Metodología para Operaciones Legales Ágiles (MOLA) o Metodología para Servicios Jurídicos Diligentes (MSJD); personalmente me quedo con la primera, ¿qué opinan?

Los abogados podemos seguir trabajando de manera densa, pesada y enredada, o podríamos trabajar de manera ligera, estilizada y dinámica aplicando este tipo de metodologías. Definitivamente, la segunda forma de trabajar es la que más se ajusta al mundo de hoy, un mundo de decisiones rápidas y efectivas que se preocupa por ganar eficiencias permanentemente.

Pero ¿sí será importante que los abogados empecemos a ser más ágiles, dinámicos y diligentes?  ¿Tendría esto un efecto real, generaría valor?

Yo creo que sí, y un artículo publicado en El Tiempo el 24 de mayo sobre competitividad en Colombia me puede dar la razón. Dice el artículo que Colombia ocupa el lugar 58 de 63 países en el escalafón de competitividad del Instituto para el Desarrollo de la Gerencia (IMD), fundado en Suiza. Nuestro bajo nivel de competitividad no debe sorprender a nadie, llevamos años discutiendo cómo mejorar o avanzar en estos índices.

Lo que sí sorprende e interesa es que ocupemos puestos tan disímiles en los diferentes subíndices analizados: Colombia ocupó el puesto 51 en desempeño económico, pero el puesto 58 en eficiencia del gobierno. En compensación de un trabajador del sector manufacturero ocupó el puesto 5, en emprendimiento el puesto 15, en inversión interna directa el puesto 11 y el puesto 10 en costo de vida. Pero en impuestos corporativos el 62…Y EN ASUNTOS DE JUSTICIA EL PUESTO 61.

Con el dolor del alma, creo que estos índices no nos dejan bien parados a los abogados:

58 en eficiencia del Gobierno: la mayoría de los funcionarios públicos son abogados. No pude encontrar una cifra verificable del porcentaje de abogados en el gobierno, pero un buen indicador son las elecciones presidenciales: de los diez principales candidatos a la presidencia / vicepresidencia, cinco eran abogados, dos economistas, uno matemático, una psicóloga y una profesional en finanzas: 50% abogados.

Creo que no me equivoco si digo que el peso específico de los abogados en el gobierno es bastante alto.

  • 61 en asuntos de justicia: 99% abogados.

En conclusión, me parece que es claro que un elemento fundamental para lograr mayores niveles de desarrollo, competitividad y equidad en Colombia es mejorar la forma como trabajamos los abogados, mejorar en eficiencia y agilidad. Es el momento para que los abogados implementemos fórmulas para evolucionar, y la Metodología para Operaciones Legales Ágiles será supremamente útil.

Blockchain: La notaría más grande del mundo… sin notario

Uno de los grandes beneficios que aporta la tecnología blockchain al sector legal es la garantía de autenticidad de la información digital almacenada.

El tiempo del papel de seguridad sellado y almacenado en libros al interior de la notaría de la esquina o del pueblo, pronto va a pasar; la tecnología permitirá, por ejemplo, conocer con total certeza la cadena de propiedad de un inmueble. Que la tierra de un campesino pase a ser “por arte de magia” propiedad de un paramilitar, o del alcalde, no dependerá de la transparencia con la que un notario u otros servidores públicos ejecuten su trabajo.

El inmenso valor que aporta blockchain para un país como el nuestro hace obligatorio que los abogados empecemos a familiarizarnos con ella, y, más temprano que tarde, empecemos a utilizarla.

El blockchain es una tecnología descentralizada en la que las transacciones se registran anónimamente; es como un libro mayor o bitácora en el que se van anotando una serie de bloques de mensajes de datos o de información digital.  El libro en el que se registran las transacciones se mantiene clonado de manera simultánea en una red de computadores o servidores no relacionados llamados “nodos”; como una hoja de cálculo que se duplica miles de veces a través de una red de computadores.

El libro contiene un registro completo y continuo (la “cadena”) de todas las transacciones realizadas agrupadas en bloques: un bloque sólo se agrega a la cadena si todos los nodos, que son miembros de la red Blockchain están de acuerdo con que es válido. Es decir, la autenticidad de un bloque es aprobada por un gran número de nodos de manera simultánea.

Para determinar la validez de un bloque que se quiere unir a la cadena, o en palabras más coloquiales que quiera “montarse al tren”, algunos nodos compiten entre sí resolviendo un algoritmo altamente complejo para verificar si es auténtico. La solución del algoritmo se conoce como la Prueba de Trabajo.

Un bloque generalmente contiene cuatro piezas de información: el ‘hash’ o identificación del bloque anterior, un resumen de la transacción incluida, es decir el mensaje de datos que se quiere almacenar (como por ejemplo una escritura de compraventa firmada digitalmente); una marca de tiempo y la Prueba de Trabajo.

Una vez que se ingresa la información en el blockchain, es extremadamente difícil de alterar: una red blockchain carece de un punto de vulnerabilidad centralizado para que los hackers puedan atacar y cada bloque incluye la identificación del bloque anterior, por lo que cualquier intento de alterar una transacción es fácilmente detectable.

A través de esta tecnología, información sobre transacciones digitales (como un contrato de compraventa de una finca en los Montes de María) puede ser almacenada y rastreada sin la participación de un intermediario como un notario, un alcalde o inclusive una oficina de registro de instrumentos públicos, que siempre tendrán detrás a personas de carne y hueso que pueden ser tentados a alterar la información: como cambiar un simple nombre o número de cédula en la casilla “propietario”.

El exclusivo Club de la Facturación Electrónica

Es innegable que uno de los principales valores que aporta la tecnología — y más específicamente la desmaterialización o virtualización de transacciones — es su potencial para que las diferentes soluciones ofrecidas se masifiquen; que estén a disposición y faciliten la vida de un gran número de personas.

La facturación electrónica no puede quedarse atrás, y mucho menos la posibilidad de ejecutar operaciones de factoring virtual o electrónico sobre éstas. La reducción de costos y tiempos de transacción que se alcanzan manejando facturación electrónica son inmensos: puede llegar a reducir los gastos asociados en un 85%.

Al mismo tiempo, esta modalidad puede convertirse en una excelente fuente de financiación para todo tipo de empresas, especialmente las pymes, que podrán negociar sus facturas electrónicas a través del Registro de Facturas Electrónicas —manejado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo —, con entidades financieras, empresas de factoring, comisionistas de bolsa, e incluso fideicomisos.

Pero, paradójicamente, este potencial tan interesante que tiene la facturación electrónica está reservado para un exclusivo club; de manera inexplicable, el gobierno nacional estableció como requisito de validez de la factura electrónica que ¡no solo el emisor debe estar registrado ante la DIAN, si no el receptor o pagador de la factura también!

De esta manera, si su empresa quiere emitir facturas electrónicas para aprovechar todos los beneficios, únicamente podrá facturarle a otras empresas o personas que estén registradas en el Catálogo de Participantes de Facturación Electrónica.

Entonces, ¿dónde queda el potencial? Qué pasa con el comercio electrónico o las transacciones virtuales, tendrán que preguntarle al comprador de bienes y servicios si está registrado o habilitado para recibir facturas electrónicas… y si no, a qué dirección física se la hago llegar?.

 

LO QUE DICE LA LEY

El 23 de noviembre de 2017 el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió su Resolución 2215, en la cual se regula el registro de facturas electrónicas (REFEL) como un mecanismo de validación de las facturas electrónicas que se consideran como título valor, y que permitirá la consulta de información de las facturas y su trazabilidad.

UBER: “En Londres hicimos las cosas mal”

Es paradójico lo que está pasando con UBER en Londres.

Mientras que en medio mundo la multinacional de tecnología para el transporte urbano lucha a muerte por ser considerada un negocio legal, en Londres, una de las ciudades en las que operaba “con todas las de la ley”, acaba de perder su licencia de operación otorgada desde el año 2012.

La pregunta importante es por qué perdió su licencia; y la respuesta, igual de importante a la pregunta, la dio el nuevo CEO Dara Khosrowshahi: “en Londres hicimos las cosas mal”.

Esto significa que no cumplieron con las normas aplicables a su condición de empresa operadora de transporte privado. Cada tipo de operador (y en general cada tipo de empresa) debe cumplir una serie de reglas para ajustarse a las normas que regulan su actividad. En este caso particular, UBER debía seguir procedimientos para reportar incidentes, obtener certificaciones médicas de sus conductores, y hasta chequear y certificar los antecedentes penales de cada uno de ellos.

¿Será que el incumplimiento legal es un problema “cultural” en UBER? O será un problema operativo y de control de la compañía…

Hasta hace algunos meses el problema era definitivamente “cultural”; pero hoy, con un equipo directivo renovado que rechaza la política empresarial de todo vale, parece que la respuesta está en un deficiente proceso operativo y de control.

Sea cual sea la causa de esta situación, lo que sí es absolutamente claro es que el cumplimiento (o incumplimiento) de la regulación aplicable a un negocio no es un asunto menor, y todo lo que hagan las empresas para mejorar sus prácticas en este campo es muy útil; al punto que, si no lo hacen pueden perder su negocio o, lo que sería peor, empezar a operar en la ilegalidad.

LO QUE DICE LA LEY

La Ley 1778 de 2016, que determina las reglas aplicables a las sociedades para prevenir actos de soborno transnacional y corrupción, estableció que las grandes empresas deben consolidar programas de ética empresarial; más de 106 empresas incumplieron esta obligación legal, y hoy son objeto de investigación administrativa, que puede derivar en la imposición de multas.